Versie: 22 juli 2026
In deze Algemene Voorwaarden (“AV”) hebben de volgende begrippen, met hoofdletter geschreven, de hierna omschreven betekenis:
Deze AV zijn van toepassing op elke Bestelling en op elke Overeenkomst, met uitsluiting van eventuele eigen voorwaarden van de Klant, ook indien deze op enig document van de Klant zouden voorkomen, tenzij ST-SCAN hiermee voorafgaand en schriftelijk uitdrukkelijk heeft ingestemd.
ST-SCAN richt haar Dienst uitsluitend aan ondernemers die handelen in het kader van hun beroeps- of bedrijfsactiviteit. De Dienst is niet bestemd voor en wordt niet aangeboden aan consumenten. Door een Bestelling te plaatsen bevestigt de Klant dat hij optreedt in een professionele of bedrijfsmatige hoedanigheid en niet als consument.
De taal die van toepassing is op de Overeenkomst is het Nederlands. Eventuele vertalingen van deze AV worden louter ter informatie aangeboden; bij tegenstrijdigheid prevaleert de Nederlandse versie.
Deze AV worden vóór elke Bestelling op het Platform ter beschikking gesteld, zodat de Klant er voorafgaand kennis van kan nemen. Door de in artikel 3 bedoelde akkoordverklaringen aan te vinken, bevestigt de Klant uitdrukkelijk dat hij de AV vóór de Bestelling heeft kunnen raadplegen en aanvaardt.
De Klant plaatst een Bestelling via het Platform. Voorafgaand aan de betaling toont het Platform een bevestigingsformulier waarin de Klant elk van de daarin vermelde akkoordverklaringen afzonderlijk dient aan te vinken, met inbegrip van — maar niet beperkt tot — de aanvaarding van deze AV en het Privacybeleid. Zonder volledige bevestiging van alle akkoordverklaringen kan de Bestelling niet worden voltooid.
De Overeenkomst komt tot stand op het moment van bevestiging van de betaling door de betaalprovider. ST-SCAN behoudt zich het recht voor om een Bestelling te weigeren overeenkomstig artikel 7 van deze AV, ook na bevestiging van de betaling.
Een verwijzing naar de actuele versie van deze AV en bijlagen, alsook de versie die van toepassing was op het moment van de Bestelling, is te allen tijde reconstrueerbaar via de verplichte audit trail die ST-SCAN bijhoudt conform het Privacybeleid.
De Dienst bestaat uit een AI-geassisteerde analyse van het door de Klant aangeleverde Document, gevolgd door een verificatie van die analyse door een Jurist, waarna het Rapport aan de Klant wordt geleverd.
Als minimale kwaliteitsnorm identificeert en beoordeelt het Rapport ten minste de kernbepalingen van het aangeleverde Document. Binnen die norm bepaalt ST-SCAN vrij de diepgang en de vorm van de analyse.
Om in aanmerking te komen voor de Dienst moet het aangeleverde Document minimaal en cumulatief voldoen aan de volgende voorwaarden:
Documenten die niet aan deze voorwaarden voldoen, kunnen geheel of gedeeltelijk geweigerd worden overeenkomstig artikel 7 van deze AV.
De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van een eigen kopie van het aangeleverde Document vóór het uploaden ervan.
De Klant staat in voor de juistheid, volledigheid en toelaatbaarheid van het aangeleverde Document en van alle gegevens die hij in dat verband aan ST-SCAN verstrekt.
Indien het Document persoonsgegevens van derden bevat, staat de Klant ervoor in dat deze gegevens rechtmatig werden verzameld en dat de betrokken derden, waar wettelijk vereist, naar behoren werden geïnformeerd conform artikel 14 AVG. De respectieve verplichtingen van de Klant en ST-SCAN met betrekking tot deze gegevens worden nader omschreven in het Privacybeleid.
Het analyseresultaat betreft de output van een AI-systeem dat onjuistheden kan bevatten, met inbegrip van zogenaamde hallucinaties. De Klant erkent en aanvaardt dat het Rapport ondanks de verificatie door een Jurist niet als volledig, juist of foutloos kan worden beschouwd. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de uiteindelijke juridische beoordeling en beslissingen die hij op basis van het Rapport neemt, en zal het Rapport niet gebruiken als vervanging voor advocatenadvies of voor gerechtelijke procedures.
De Klant is als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens vervat in de door hem aangeleverde documenten zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (“DPIA”) in de zin van artikel 35 AVG, indien de verwerking van die gegevens in het kader van zijn eigen bedrijfsactiviteiten een hoog risico inhoudt. ST-SCAN stelt de Klant op diens verzoek en diens kosten de relevante informatie ter beschikking die noodzakelijk is voor de uitvoering van een dergelijke DPIA.
De Klant staat er tevens voor in dat het aangeleverde Document geen inbreuk maakt op de rechten van derden, en vrijwaart ST-SCAN voor elke aansprakelijkheid die hieruit voortvloeit.
De Klant is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van zijn toegangs- en authenticatiegegevens en voor elk gebruik dat via zijn account van het Platform wordt gemaakt. De Klant neemt passende beveiligingsmaatregelen, waaronder het gebruik van meervoudige authenticatie waar deze wordt aangeboden, en stelt ST-SCAN onverwijld in kennis van elk vermoeden van ongeoorloofde toegang tot of ongeoorloofd gebruik van zijn account.
De Klant gebruikt het Platform en het Rapport uitsluitend voor zijn eigen professionele doeleinden en overeenkomstig deze AV. Het in artikel 11 omschreven gebruiksrecht op het Rapport blijft onverkort van toepassing.
Het is de Klant niet toegestaan om, en hij verbindt zich ertoe geen enkele derde toe te laten om:
Bij een inbreuk op dit artikel kan ST-SCAN de toegang tot het Platform geheel of gedeeltelijk opschorten of beëindigen, en de betrokken Bestelling weigeren overeenkomstig artikel 7, onverminderd haar recht op vergoeding van de hierdoor geleden schade en onverminderd de vrijwaring door de Klant overeenkomstig de artikelen 5 en 10. Alle rechten die niet uitdrukkelijk aan de Klant worden toegekend, blijven voorbehouden aan ST-SCAN.
ST Consult bv is geregistreerd bij de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie als erkende dienstverlener aan vennootschappen, en is in die hoedanigheid wettelijk verplicht de identiteit van haar klanten te verifiëren in het kader van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Deze verificatie gebeurt op het niveau eIDAS High, op basis van de Belgische eID of het paspoort van de natuurlijke persoon die de Klant vertegenwoordigt, en is eenmalig per Klant en niet per Bestelling.
De in dit kader verwerkte persoonsgegevens - met name naam, voornaam, geboortedatum, adres, documenttype, verificatie-ID en tijdstip van verificatie - worden bewaard gedurende maximaal tien (10) jaar na het einde van de zakelijke relatie, conform artikel 60 van de wet van 18 september 2017. Na het verstrijken van deze termijn worden de gegevens verplicht vernietigd. De rechtsgrond voor deze verwerking is de wettelijke verplichting overeenkomstig artikel 6, lid 1, c) AVG.
Indien de identiteitsverificatie niet succesvol kan worden afgerond, wordt de Bestelling geweigerd overeenkomstig artikel 7 van deze AV.
Indien de Bestelling wordt geweigerd om gegronde reden nadat de betaling reeds werd verricht, verloopt de terugbetaling overeenkomstig artikel 7, met voorbehoud van het recht op vermindering voor administratieve kosten van €25 excl. BTW. De verwerking van de in dit kader verzamelde persoonsgegevens wordt nader beschreven in het Privacybeleid.
ST-SCAN behoudt zich het recht voor om een Bestelling geheel of gedeeltelijk te weigeren omwille van een gegronde reden. Voorbeelden van een gegronde reden zijn:
Bij weigering van een Bestelling wordt het door de Klant betaalde bedrag terugbetaald, met voorbehoud van het recht op vermindering voor administratieve kosten van €25, exclusief btw, om de door ST-SCAN reeds gemaakte verwerkingskosten te dekken. Dit bedrag is proportioneel en stemt overeen met de verwerkingskosten die ST-SCAN op dat ogenblik reeds heeft gemaakt (identiteitsverificatie, document-intake en platformverwerking), overeenkomstig artikel VI.91/5, 8° WER.
De prijs voor de Dienst is de prijs die op het Platform wordt vermeld op het moment van de Bestelling, exclusief btw. De prijs is integraal en vooraf verschuldigd bij het plaatsen van de Bestelling.
De betaling verloopt via de externe betaalprovider. ST-SCAN ontvangt enkel een betalingsbevestiging en heeft geen toegang tot de overige betaalgegevens van de Klant.
ST-SCAN kan de op het Platform vermelde prijzen wijzigen om rekening te houden met gewijzigde kostenstructuren, nieuwe wettelijke verplichtingen of technologische aanpassingen. Een prijswijziging heeft geen invloed op Bestellingen die vóór de inwerkingtreding van die wijziging reeds bevestigd werden.
In het geval van een bestelling die niet vooraf betaalbaar is en bij laattijdige of niet-betaling, is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, alsmede een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het verschuldigde bedrag, met een minimum van 40 EUR, onverminderd het recht van ST-SCAN om een hogere werkelijk geleden schade te vorderen.
ST-SCAN levert het Rapport binnen de streeftermijnen zoals op de website bepaald.
Deze streeftermijn is indicatief en vormt geen essentiële voorwaarde van de Overeenkomst; een overschrijding ervan geeft de Klant geen recht op ontbinding of schadevergoeding, tenzij de vertraging meer dan 5 Werkdagen (1 week) bedraagt en niet het gevolg is van een onvoorziene omstandigheid, zoals van technische aard of een uitzonderlijke piek aan aanvragen.
Bij overschrijding van meer dan 5 Werkdagen (1 week) heeft de Klant recht op een korting van 90 euro bij een eerstvolgende Bestelling mits geen andere vergoeding of ontbinding van de Bestelling of overeenkomst wordt gevraagd (geen recht op cumul).
De levering geschiedt via het klantenportaal op het Platform. ST-SCAN bewaart het Rapport in het klantenportaal zolang de Klant dit niet zelf verwijdert of de Overeenkomst niet beëindigd is, conform het Privacybeleid.
De Dienst bestaat uit een AI-geassisteerde analyse die wordt nagekeken door een Jurist. De Dienst vormt geen advocatenadvies en het Rapport kan niet worden gebruikt voor gerechtelijke procedures.
ST-SCAN is gehouden tot een inspanningsverbintenis bij de uitvoering van de Dienst. ST-SCAN garandeert niet dat het Rapport volledig, juist of foutloos is.
De totale aansprakelijkheid van ST-SCAN uit welke hoofde dan ook — contractueel, buitencontractueel of anderszins — met betrekking tot een Bestelling, is beperkt, per schadeveroorzakende gebeurtenis en per Bestelling, tot het bedrag dat de Klant voor die specifieke Bestelling daadwerkelijk aan ST-SCAN heeft betaald. Dit aansprakelijkheidsplafond is proportioneel gelet op de aard en prijs van de Dienst, conform de vereisten van artikel VI.91/5 WER.
Elke aansprakelijkheid van ST-SCAN voor onrechtstreekse of gevolgschade — waaronder begrepen, maar niet beperkt tot, gederfde winst, verlies van klanten of reputatieschade — is uitgesloten.
Deze beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing in geval van bedrog, opzet of zware nalatigheid van ST-SCAN of haar aangestelden, noch in de gevallen waarin de wet een beperking van aansprakelijkheid niet toelaat.
De Klant vrijwaart ST-SCAN tegen elke vordering van een derde die voortvloeit uit de inhoud van het door de Klant aangeleverde Document of uit een schending door de Klant van zijn verplichtingen onder deze AV.
Het Platform, de onderliggende technologie, en alle daaraan verbonden intellectuele eigendomsrechten zijn en blijven de exclusieve eigendom van ST-SCAN of haar licentiegevers.
ST-SCAN verleent de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het Rapport, beperkt tot het gebruik in het kader van de eigen zaak of opdracht waarvoor het Rapport werd aangevraagd. Het is de Klant niet toegestaan het Rapport te commercialiseren of aan derden ter beschikking te stellen buiten dit gebruik. De Klant mag het Rapport wel delen met zijn eigen advocaat of juridisch raadsman in het kader van diezelfde zaak of opdracht.
Partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst van elkaar ontvangen en die als vertrouwelijk is aangeduid of redelijkerwijze als vertrouwelijk moet worden beschouwd — met inbegrip van het Document en het Rapport — vertrouwelijk, en maken deze niet aan derden bekend, behoudens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Dienst of vereist is krachtens een wettelijke of reglementaire verplichting. Deze vertrouwelijkheidsverplichting heeft eveneens betrekking op het bestaan en de inhoud van de Overeenkomst zelf.
ST-SCAN verbindt al haar onderaannemers en subverwerkers tot een vertrouwelijkheidsverplichting die minstens even streng is als deze die in dit artikel is opgenomen. Deze geheimhoudingsverplichting blijft van kracht gedurende vijf (5) jaar na de beëindiging van de Overeenkomst.
De verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Dienst gebeurt conform het Privacybeleid van ST-SCAN, dat integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst en door de Klant kan worden gedownload of opgeslagen op een duurzame gegevensdrager via het bevestigingsformulier.
13.1 – Rolverdeling. Voor de persoonsgegevens vervat in de door de Klant aangeleverde Documenten treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke (controller) en ST-SCAN als verwerker (processor) in de zin van artikel 4 lid 8 AVG. ST-SCAN verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van de Klant, met het oog op de uitvoering van de Dienst.
13.2 – Verplichtingen ST-SCAN als verwerker. ST-SCAN verbindt zich tot het volgende: (a) persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op gedocumenteerde instructie van de Klant; (b) vertrouwelijkheid te waarborgen voor alle personen die de persoonsgegevens verwerken; (c) passende technische en organisatorische maatregelen te nemen conform artikel 32 AVG, zoals nader beschreven in Bijlage 2 van het Privacybeleid; (d) subverwerkers enkel in te schakelen conform de procedure beschreven in artikel 13.3 hieronder; (e) de Klant bij te staan bij de nakoming van diens verplichtingen inzake rechten van betrokkenen (artikelen 15 tot 22 AVG), DPIA (artikel 35 AVG) en melding van datalekken (artikel 33 en 34 AVG); (f) bij beëindiging van de Dienst alle aangeleverde documenten te wissen of op uitdrukkelijk voorafgaand verzoek aan de Klant terug te geven, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt; (g) tegen redelijke vergoeding alle informatie ter beschikking te stellen die noodzakelijk is om de naleving van dit artikel aan te tonen, en audits door of namens de Klant toe te staan.
13.3 – Subverwerkers. ST-SCAN schakelt uitsluitend de subverwerkers in die zijn vermeld in Bijlage 1 van het Privacybeleid. Alle subverwerkers zijn contractueel gebonden aan verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 AVG met dezelfde verplichtingen als ST-SCAN. Indien ST-SCAN een nieuwe subverwerker wenst in te schakelen of een bestaande te vervangen, stelt zij de Klant hiervan voorafgaand op de hoogte. De Klant heeft dertig (30) dagen de tijd om schriftelijk en gemotiveerd bezwaar te maken. Indien aanpassing technisch of economisch niet haalbaar is, heeft de Klant het recht de Overeenkomst te beëindigen. ST-SCAN blijft ten opzichte van de Klant aansprakelijk voor elke tekortkoming van een subverwerker.
13.4 – Bewaartermijn. ST-SCAN bewaart de aangeleverde documenten niet langer dan strikt noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht. De documenten worden definitief verwijderd zodra de Klant deze uit zijn klantenportaal verwijdert, of uiterlijk bij de beëindiging van de Overeenkomst. ST-SCAN bewaart geen kopieën na voltooiing van de opdracht.
13.5 – Datalekmelding. Indien zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, stelt ST-SCAN de Klant hiervan op de hoogte binnen achtenveertig (48) uur na kennisname, zodat de Klant als verwerkingsverantwoordelijke zijn meldingsverplichtingen binnen de wettelijke termijn van 72 uur kan nakomen.
13.6 – Aansprakelijkheid en verhaalrecht. Indien een datalek of inbreuk op de AVG te wijten is aan een fout of nalatigheid van ST-SCAN als verwerker, draagt ST-SCAN de kosten van incident response en kennisgeving aan betrokkenen, voor zover deze kosten rechtstreeks voortvloeien uit de aan ST-SCAN toerekenbare fout. De Klant beschikt over een uitdrukkelijk verhaalrecht jegens ST-SCAN voor de directe schade die hij heeft geleden wegens een aan ST-SCAN toerekenbare inbreuk, conform artikel 82, lid 5 AVG. ST-SCAN is niet aansprakelijk voor boetes of schadevergoedingen die voortvloeien uit instructies van de Klant als verwerkingsverantwoordelijke, mits ST-SCAN de Klant tijdig heeft geïnformeerd over de strijdigheid van dergelijke instructies met de AVG.
ST-SCAN treedt op als gebruiksverantwoordelijke (deployer) in de zin van de EU AI-Verordening (Verordening (EU) 2024/1689, “AI Act”). ST-SCAN vervaardigt of levert zelf geen AI-systeem. ST-SCAN neemt als gebruiker de vereiste maatregelen inzake AI-geletterdheid (artikel 4 AI Act), transparantie (artikel 50 AI Act) en menselijk toezicht (artikel 26.2 AI Act).
ST-SCAN heeft beoordeeld of het gebruik van het AI-systeem binnen de Dienst onder een van de hoog-risico-use-cases van Bijlage III AI Act valt. Dit is niet het geval: de Dienst betreft de analyse, herziening en opstelling van commerciële en bijzondere contracten tussen ondernemingen en valt buiten de in Bijlage III opgesomde domeinen. Het AI-systeem wordt in het kader van de Dienst dan ook niet als hoog-risico AI-systeem aangemerkt (artikel 6 juncto Bijlage III AI Act). ST-SCAN documenteert deze beoordeling, mede op basis van de informatie van de aanbieder, en houdt ze ter beschikking van de bevoegde autoriteiten.
ST-SCAN zet het AI-systeem niet in voor doeleinden die een verboden AI-praktijk in de zin van artikel 5 AI Act uitmaken (van kracht vanaf 2 februari 2025). Het Rapport mag door de Klant evenmin worden aangewend voor doeleinden die strijdig zijn met artikel 5 AI Act.
De output van het AI-systeem wordt steeds geverifieerd door een gekwalificeerde Jurist en vormt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.
Aangezien het gebruikte AI-systeem niet als hoog-risico is geclassificeerd, is het recht op uitleg bij geautomatiseerde individuele besluitvorming door een hoog-risico AI-systeem (artikel 86 AI Act) niet van toepassing op de Dienst. ST-SCAN waarborgt niettemin de menselijke validatie van de AI-output door een Jurist en blijft transparant over de rol van AI in de analyse.
De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur die nodig is voor de uitvoering van de betreffende Bestelling, en eindigt bij de levering van het Rapport, dan wel bij weigering van de Bestelling overeenkomstig artikel 7.
De bepalingen van deze AV die naar hun aard bestemd zijn om de beëindiging van de Overeenkomst te overleven — waaronder de artikelen met betrekking tot intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en het toepasselijk recht — blijven onverminderd van toepassing na die beëindiging.
Geen van de partijen is aansprakelijk voor een vertraging in of de niet-uitvoering van haar verplichtingen indien deze het gevolg is van overmacht, zijnde een omstandigheid die redelijkerwijze niet voorzienbaar was en buiten de controle van de betrokken partij valt, met inbegrip van - maar niet beperkt tot - storingen bij derde dienstverleners waarop ST-SCAN voor de uitvoering van de Dienst beroep doet.
Bij overmacht zal de betrokken partij de andere partij hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte stellen. Indien de overmachtstoestand langer duurt dan dertig (30) dagen, heeft elk van de partijen het recht de Overeenkomst te beëindigen zonder schadevergoeding, met terugbetaling van het reeds betaalde bedrag voor zover de Dienst nog niet werd geleverd.
ST-SCAN kan deze AV wijzigen wegens: (i) wetswijzigingen of reglementaire verplichtingen — waaronder wijzigingen aan de AVG, de AI Act of de wet van 18 september 2017 —, (ii) technologische ontwikkelingen die de uitvoering van de Dienst rechtstreeks beïnvloeden, of (iii) aanpassingen aan de omschrijving van de Dienst die door de Klant redelijkerwijs zijn te verwachten en die geen afbreuk doen aan de essentiële kenmerken van de Overeenkomst.
Bij wijzigingen van categorie (iii) stelt ST-SCAN de Klant ten minste vijftien (15) kalenderdagen vóór inwerkingtreding schriftelijk (per e-mail) op de hoogte. Lopende Bestellingen worden steeds afgerond onder de versie van de AV die gold op het moment van Bestelling. Nieuwe Bestellingen na de inwerkingtreding zijn onderworpen aan de gewijzigde AV.
De gewijzigde AV zijn nooit van toepassing op Bestellingen die vóór de inwerkingtreding reeds zijn bevestigd. De actuele versie is steeds raadpleegbaar op www.st-scan.be. De versie die gold op het moment van uw Bestelling is te allen tijde reconstrueerbaar via de verplichte audit trail.
ST-SCAN heeft het recht haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een met haar verbonden onderneming, of in het kader van een overdracht van haar activiteiten . De Klant zal hiervan voorafgaand schriftelijk op de hoogte worden gesteld.
De Klant kan zijn rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van ST-SCAN.
Indien een bepaling van deze AV nietig, ongeldig of onafdwingbaar zou zijn, blijft de geldigheid van de overige bepalingen onverminderd behouden . Partijen zullen in dat geval te goeder trouw onderhandelen over een vervangende bepaling die de oorspronkelijke bedoeling van partijen zo nauw mogelijk benadert, conform artikel 5.63 BW.
Deze AV en elke Overeenkomst worden uitsluitend beheerst door het Belgische recht, met uitsluiting van het Verdrag van de Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken (CISG).
Voor elk geschil dat zou voortvloeien uit of verband houden met deze AV of een Overeenkomst, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven bevoegd .
Voor vragen over deze AV of de Dienst kan de Klant contact opnemen met ST-SCAN :
Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld conform het Belgisch recht, met inbegrip van het Wetboek van Economisch Recht, Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek, de AVG (Verordening (EU) 2016/679), de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van persoonsgegevens, de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, en de EU AI-Verordening (Verordening (EU) 2024/1689).